Sipti-yhtiöiden työnhakijoiden henkilötietoja ja rekrytointia koskeva rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Sipti-yhtiöiden (”Sipti”) henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Tässä rekisteri- ja tietosuojaselosteessa kuvaamme, miten käsittelemme Siptiin työhakemuksen jättäneiden henkilötietoja rekrytoinnin toteuttamiseksi. Työhakijoista käytämme tässä rekisteri- ja tietosuojaselosteessa myös nimitystä ”rekisteröity”. 

 

1. Rekisterinpitäjä

Sipti consulting ja siihen kuuluvat neljä yhtiötä Sipti Oy (y-tunnus 24 00162-2), Sipti Infra Oy (y-tunnus 2488734-7), Kymen Sipti Oy (y-tunnus 2535871-1) ja Sipti Environment Oy (y-tunnus 2988140-3) vastaavat henkilötietojen käsittelystä sen omassa toiminnassaan tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa ja oikeusperusteilla ja voi käyttää siinä tarpeellisia muiden Sipti-yhtiöiden samoja tarkoituksia varten keräämiä henkilötietoja. 
Sipti Oy
Paasikivenkatu 13
04200 Kerava

 

2. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Mirjami Rintala, mirjami.rintala@sipti.fi, +358 451277402, postiosoite: Sipti Oy / Mirjami Rintala, Paasikivenkatu 13, 04200 Kerava

Rekisteröity voi ottaa yhteyttä Siptin tietosuojavastuulliseen kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen liittyvissä tilanteissa.

 

3. Rekisterin nimi

Sipti-yhtiöiden työnhakijoiden henkilötietoja ja rekrytointia koskeva rekisteri- ja tietosuojaseloste

 

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja peruste

Työnhakijoiden henkilötietoja käytetään Siptin henkilöstön rekrytointiin. Tähän kuuluvat työhakemuksen vastaanottaminen, käsittely ja säilyttäminen sekä työnhakijan ja Siptin välisen työsopimuksen solmiminen sekä työhakemuksen säilyttäminen mahdollista tulevaa rekrytointia varten. Rekrytointiprosessin tarkoituksena on valita työnhakijoiden joukosta Siptin tarpeisiin sopivat henkilöt.

Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1. kohdan f-alakohtaan eli rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseen. Rekisterinpitäjän oikeutetut edut perustuvat asianmukaiseen suhteeseen, joka syntyy, kun työnhakija jättää hakemuksensa tullakseen valituksi rekisterinpitäjän palvelukseen. Rekisteröityjen henkilötietojen käsitteleminen on välttämätöntä työhakemusten käsittelemiseksi ja rekrytoinnin toteuttamiseksi.

Tämän lisäksi henkilötietoja käsitellään yleisen tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1. kohdan b-alakohdan mukaisesti työnhakijan kanssa mahdollisesti syntyvää työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi. 

 

5. Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet eli millaisia tietoja käsittelemme ja mistä niitä keräämme

Käsittelemme seuraavia rekisteröityjä koskevia henkilötietoja:

• etunimi, sukunimi
• sähköpostiosoite, puhelinnumero
• rekisteröidyn oma-aloitteisesti antamat tiedot itsestään
• rekisteröidyn oma-aloitteisesti toimittamansa CV:n sisältämät tiedot
• rekisteröidyn oma-aloitteisesti toimittamansa työhakemuksen sisältämät tiedot
• mahdolliset muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti työnhakijalta itseltään hänen lähetettyään täyttämänsä sähköisen lomakkeen Siptin verkkosivustolla. Lisäksi tallennetaan lomakkeen täyttäjän IP-osoite sekä lomakkeen täyttöaika (päivämäärä ja kellonaika).

Verkkosivuston käyttöön liittyvät tiedot

• Rekisteröidyn selaimen palvelimelle lähettämät tekniset tiedot, kuten IP-osoite.
• Rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet, joita tälle sivustolle asettaa Google Analytics -palvelu
  (lisätietoa: https://policies.google.com/technologies/types?hl=fi).

Tietoja kerätään myös työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista. 

 

6. Rekisterin suojaus 

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muunlaisin teknisin keinoin suojattuja. ATK:lle talletettuihin tietoihin on rajoitetut käyttöoikeudet, jotka on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

 

7. Henkilötietojen säilytysaika

Sipti käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja rekrytointiprosessin ajan, jonka jälkeen Sipti säilyttää henkilötietoja 6 kuukauden ajan.

Rekisterin tiedot poistetaan välittömästi, kun käyttötarkoituksen mukaista perustetta niiden säilyttämiseen ei ole, mikäli rekisterinpitäjällä ei ole lain tai muun viranomaismääräyksen mukaista velvoitetta tietoja säilyttää. Jos työnhakija valitaan tehtävään, Sipti siirtää rekrytointiprosessin aikana kerätyt tiedot ja muut työsuhteen kannalta olennaiset henkilötiedot Siptin henkilöstörekisteriin.  

 

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteri on tarkoitettu vain Sipti-yhtiöiden käyttöön ja niitä käsittelevät vain rekrytointiin osallistuvat henkilöt heidän tehtäviensä edellyttämässä laajudessa, eikä tietoja luovuteta ulkopuolisille. Poikkeuksena ovat viranomaisten lain tai asetuksen nojalla tekemät tietojen luovutusvaatimukset.

Tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän valikoimille sopimuskumppaneille osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällöin sopimuskumppani käsittelee tietoja rekisterinpitäjän lukuun. Tietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään.  IT-järjestelmien teknisestä toiminnasta johtuen osa rekistereistä sijaitsee ulkoisen organisaation palvelinlaitteistolla, josta tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, poikkeuksena viranomaisten lain tai asetuksen nojalla tekemät tietojen luovutusvaatimukset. Sopimuskumppaneita sitoo salassapitovelvollisuus ja tietosuojasopimus. Tietosuojasopimuksessa sovitaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisista asioista Sipti-yhtiöiden ja sopimuskumppanin välillä.

 

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällöinkin Sipti-yhtiöt huolehtivat huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

 

10. Evästeet

Eväste (eng. ”cookie”) on pieni tiedosto, jonka internet-selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla käyttäjiä voidaan tunnistaa verkossa. Siptin sivuilla olevat kolmansien osapuolten liitännäispalvelut saattavat tallentaa käyttäjän tunnistamiseen käytettävää tietoa. Käyttäjä voi kytkeä kolmannen osapuolen evästeet pois käytöstä selaimen asetuksista.

Siptin sivusto käyttää kolmannen osapuolen tarjoamaa Google Analytics -verkkoanalyysipalvelua, joka yksilöi käyttäjän evästeillä. Google käyttää tätä tietoa koostaakseen verkkosivuston käytöstä raportteja, joita Sipti-yhtiöt käyttävät kävijämäärätilastointiin ja palvelun parantamista varten. Evästeillä kerätty käyttäjätieto on anonyymia.  Lisätietoja Googlen evästeiden käytöstä voit lukea täältä: https://www.google.com/policies/privacy/partners

 

11. Rekisterin suojaaminen

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot on suojattu asianmukaisesti. Sipti-yhtiöissä rekisterin käyttöoikeudet on rajattu organisaation sisällä. Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Suojatulle palvelimelle on pääsy palvelimen ylläpitäjällä. Tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, johtaa se siihen, että Sipti ei voi käsitellä rekisteröidyn työhakemusta, eikä Sipti voi ottaa rekisteröityä huomioon rekrytoinnissa.

Rekisteröidyn on esitettävä vastustamista koskeva vaatimuksensa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn on pyynnön esittämisen yhteydessä yksilöitävä se henkilökohtainen erityiseen tilanteeseensa liittyvä peruste, jonka nojalla hän vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (esimerkiksi, että rekisteröity ei ole enää kiinnostunut kyseisestä työpaikasta). Sipti voi pyytää rekisteröityä varmentamaan henkilöllisyytensä tai tarkentamaan vaatimustaan ennen pyynnön toteuttamista. Sipti voi myös kieltäytyä rekisteröidyn pyynnön toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella, jolloin Sipti ilmoittaa kyseisen perusteen rekisteröidylle.

Rekisterissä olevalla henkilöllä oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa eli hänellä on tarkastusoikeus. Hänellä on oikeus vaatia epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojen oikaisemista tai henkilötietojen täydentämistä. Rekisteröity toi vaatia henkilötietojensa poistamista. Rekisterissä olevalla on oikeus vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun rekisteröity odottaa vastausta henkilötietojensa oikaisemista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyn on tehtävä oikeuksiensa toteuttamista koskeva pyyntö kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Sipti voi pyytää rekisteröityä varmentamaan henkilöllisyytensä tai tarkentamaan pyyntöään ennen pyynnön toteuttamista. Sipti voi myös kieltäytyä rekisteröidyn pyynnön toteuttamisesta tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella, jolloin Sipti ilmoittaa kyseisen perusteen rekisteröidylle.

Mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjä rikkoo tietosuoja-asetusta, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html